О «темновом сейфовом хранение» документов

Прочитав эту статью, Вы разберетесь в понятии «темновое сейфовое хранение» документа и в условиях, влияющих на процесс старения документов (температурно-влажностных и световых). Узнаете какими нормативными правовыми и техническими актами регулируются вопросы хранения документов. Кроме того, материал этой статьи поможет Вам дать правильную правовую оценку выводов эксперта об абсолютной давности документа по гражданским, арбитражным, административным или уголовным делам.

Необходимость определения времени выполнения реквизитов документа возникает в ходе предварительного или судебного разбирательства при:

― установлении факта несоответствия времени выполнения документа или отдельных его фрагментов указанной в документе дате;

― установлении времени выполнения недатированного документа;

― отнесении времени выполнения документа к определенному периоду.

«Возраст» материалов, из которых изготовлен документ, устанавливается в ходе судебной экспертизы путем изучения количественных и качественных характеристик его реквизитов, на момент проведения исследований. В зависимости от временного периода выполнения (изготовления, внесения реквизита) документа и условий его хранения, часть веществ, входящих в состав материала реквизита подвергается физико-химическим изменениям, что позволяет определить время (давность) выполнения документа и установить тем самым его подлинность. Для этого требуются знания закономерностей процесса естественного старения материала из которого выполнен (исполнен) реквизит документа: рукописная запись, подпись исполнителя текста, оттиск печати или их изображения с момента их исполнения/нанесения до момента начала исследования документа.

Старение документа: естественный процесс, протекающий в материалах документа во времени и приводящий к изменению и (или) утрате эксплуатационных свойств» (пункт 2.3 ГОСТ 7.48-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения» (принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации, протокол № 4 от 12 апреля 2002 г., по переписке).

Эксплуатационные свойства документа: совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и хранения(пункт 2.1 ГОСТ 7.48-2002).

Виды повреждения документов

Износ: изменение состояния поверхности документа в результате трения (п. 3.1 ГОСТ 7.48-2002).

Выцветание: уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа (п. 3.2 ГОСТ 7.48-2002).

Угасание текста (изображения): уменьшение первоначальной насыщенности цвета текста (изображения) (п. 3.3 ГОСТ 7.48-2002).

С цементирование: соединение листов документа поверхностями в единый блок (п. 3.4 ГОСТ 7.48-2002).

Биоповреждение: повреждение документа биологическим фактором (п. 3.5 ГОСТ 7.48-2002).

Пигментация (биологическая): образование окрашенных пятен, вызванное действием биологического фактора (п. 3.6 ГОСТ 7.48-2002).

Установление абсолютной давности документа основано на модели его старения, которая учитывает общепринятые условия хранения документа, т.е. так называемое «темновое хранение» или «темновое сейфовое хранение» документов. Термин «темновое сейфовое хранение» широко используются экспертами в своих выводах при разрешении вопроса об установлении сроков абсолютной давности выполнения реквизитов документа. Например: «Рукописная подпись от имени гр. Д, исполненная на странице № 2 и на странице № 4 Договора подряда №__ от __.__.2015 г., исполнена не ранее 24-х месяцев и не позднее 12-ти месяцев до начала проведения первичного ГЖХ-анализа (12.04.2016 г.), т.е. не ранее апреля 2014 года и не позднее апреля 2015 года, при условии хранения документа в режиме темного сейфового хранения и без применения технологий искусственного старения документов».

Решение Арбитражного суда Омской области от 10 августа 2016 г. по делу № А46-11252/2015 [Электронный ресурс]: Судебные и нормативные акты Российской Федерации. https://sudact.ru/ (дата обращения: 24.04.2019).

Термин «темновое сейфовое хранение» является условным, объединившим в себе несколько правил хранения документов, которые закреплены в нормативных правовых актах и в методической литературе.

При «темновом сейфовом хранении», т.е. без активного влияния человека на этот процесс, физико-химические свойства материалов документов изменяются с замедленной скоростью. Скорость же старения документа зависит от внутренних (компонентного состава, свойств основы, количества красящего вещества в штрихах) и внешних факторов (условий хранения документа: температуры окружающей среды, влажности, светового воздействия). Для того чтобы замедлить скорость старения документа создаются оптимальные условия стационарного его хранения: температурно-влажностный и световой режим.

Температурно-влажностный режим «темнового сейфового старения» документа заключается в показателях: температура воздуха 17-19°C, относительная влажность воздуха 50-55% с отсутствием конвенции воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/− 5°C) и относительной влажности воздуха (+/− 10%) ускоряют процессы старения документа. При этом заметим, что Правилами хранения архивных документов допускается временное отклонение показателей от указанных норм. А именно, в период технологической обработки документов разрешается временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/− 5°C и относительной влажности воздуха 50 +/− 20% (см. п. 2.11.2.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук).

Световой режим «темнового сейфового хранения» заключается в хранении документов в темноте. Такой световой режим достигается за счет размещения документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, сейфах, на стеллажах закрытого типа, находящихся в помещении с естественным или искусственным рассеянным светом. Стеллажи должны стоять перпендикулярно окнам, чтобы солнечный свет при их открывании не попадал на документы. При естественном освещение на окнах помещения должны быть шторы или жалюзи (см. п. 2.11.2.4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук).

Документы, находящиеся в естественной среде не всегда хранятся в условиях «темнового сейфового хранения».

Старение документа в естественной среде – это процесс старения документа в условиях его использования и хранения, отличающихся в худшую сторону от стандартных условий «темнового сейфового хранения». На документ, находящийся в естественных условиях оказывается более агрессивное воздействие света, влажности воздуха и повышенной температуры.

Свет является наиболее опасным и быстродействующим фактором, вызы-вающим разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе. Скорость светового старения возрастает при повышении влажности воздуха и наличия активных химических веществ в атмосфере – кислот, озона, окислов серы и азота. Свет обесцвечивает все цветные реквизиты документа: тексты, подписи, оттиски печати (штампов) и т.п. Воздействие солнечного света длительностью 50-200 часов может привести к полному выцветанию реквизитов документа. Особенно опасно для документов ультрафиолетовое излучение (прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло; свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания). При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.

Влажность воздуха – это второй важнейший показатель условий «темнового сейфового хранения» документов. При хранении между документом и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. При этом меняются пористость бумаги и её проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения документа. Пределы изменений относительной влажности воздуха 0-40-0% называют сухой, неблагоприятной зоной. В этом случае бумага приобретает излишнюю жесткость и хрупкость в ущерб гибкости и эластичности. Такие показатели влажности воздуха приводят более частым повреждениям документов при нагрузках от использования. Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной зоной, т.е. опасной для хранения документа. Из-за сильного увеличения пористости особенно быстро протекает скорость окислительной деструкции бумаги и красящих веществ. Бумага становится «вялой», усиливаются деформации и силовые нагрузки по стыкам и краям листов, в корешках. Появляются благоприятные условия для развития плесневых грибов, а при высокой влажности – и для насекомых, сопутствующих плесневению. В летний период времени, только за счет повышения среднего уровня влажности документов, скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз.

Температура является еще одним из важнейших показателей, влияющих на скорость старения документов. Тепловая энергия активирует все химические реакции старения, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха). Все химические реакции старения бумаги и реквизитов документа ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С от нормы «темнового сейфового старения». Хранение при повышенных температурах окружающей среды (25-30°) не только уменьшает долговечность, но и изменяет некоторые свойства документов необратимо. Однако снижение температуры хранения на каждый градус позволяет без каких-то иных затрат продлить срок жизни документов на 45-60 лет.

Учитывая влияние температурно-влажностных и световых показателей на «возраст» документа, следует выяснять в ходе допроса лица, представившего документ в качестве доказательства по делу дату его создания, условия хранения и использования. Это позволит эксперту, в случае проведения судебной экспертизы, провести полное исследование и дать обоснованное и объективное заключение по поставленным перед ним вопросам.

Использованные источники:

Приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Государственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения» (принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации, протокол № 4 от 12 апреля 2002 г.).

Иванов Н. А. Логика, физика и химия установления абсолютной давности исполнения/нанесения реквизитов документов / Н. А. Иванов // Эксперт-криминалист. 2015. № 2. С. 6-10.

Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: методическое пособие / В. Ф. Привалов. М. : Росархив. ВНИИДАД, 2003. 112 с.

Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ / В. Ф. Привалов, Е. Н. Попова // Делопроизводство. 2016. № 1. С. 67-77.

С уважением,
команда АНО «Лаборатория экспертных Исследований»